La paie des premiers salariés en 10 questions

Vous êtes un jeune entrepreneur ?
Vous avez désormais des responsabilités supplémentaires à assumer !
Chaque mois, vous serez tenu de remettre à vos salariés des bulletins de paie conformes à la réglementation (droit du travail et convention collective) ou d'effectuer les démarches administratives liées à l'embauche, aux maladies/accidents du travail et aux départs dans les délais prévus par la convention collective.
En outre, vous devez déclarer et payer vos cotisations sociales dans les délais impartis, ainsi que tenir un registre de paie exact...
De nombreuses questions vont se poser dès le départ !
Pour vous faciliter la tâche, nous vous proposons un bref résumé de tout ce que vous devez savoir pour commencer.

1/ Quel est le nom de ma convention collective ?

Simple à déterminer : le numéro APE délivré à votre entreprise lors du dépôt de vos statuts au greffe définit la convention collective dont relèveront vos salariés. Le code APE de votre entreprise est attribué lorsque vous enregistrez vos statuts auprès du Registre.
Il suffit de prendre votre K-Bis et de regarder autour de vous.

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2/ Est-il nécessaire d'avoir un contrat de travail ?

Non, ce n'est pas obligatoire : dès qu'un salarié effectue une tâche et qu'il est rémunéré pour celle-ci, un contrat de fait est formé, qui est alors considéré comme un accord permanent.
Oui, il est fortement recommandé !
Le contrat de travail vous permettra de préciser à l'avance la structure de votre lien (comme la nature de votre emploi, vos horaires de travail, les règlements qui seront en vigueur, les responsabilités mutuelles de discrétion et de loyauté, etc.

3/ Je ne sais pas quoi faire lorsque mon employé arrive.

C'est simple : L'URSSAF doit être informée de votre nouvelle embauche au plus tard 48 heures avant le début du travail de la personne.
Cette déclaration a été formalisée : on l'appelle la " DPAE " (déclaration préalable à l'embauche).
De plus, elle contient le numéro de sécurité sociale du salarié.

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4/ Quel est le fonctionnement du régime de retraite, de prévoyance et de mutuelle ?

Il est obligatoire de s'affilier à l'une de ces caisses, qui sera votre organisme collecteur ARRCO-AGIRC.
Lorsqu'un organisme obligatoire n'est pas précisé dans votre convention collective, vous avez la possibilité d'en choisir un parmi une liste d'options disponibles.
Ensuite, vous devez inscrire votre entreprise et vos travailleurs.

5/ Dois-je également mettre en place une caisse de prévoyance et une couverture maladie pour mes employés ?

La prévoyance est un contrat d'assurance qui protège les salariés contre les risques de décès ou d'invalidité pendant leur activité professionnelle.
Les prises en charge des frais médicaux par les mutuelles complètent la couverture de la sécurité sociale.
La prévoyance ayant été rendue accessible à tous les travailleurs en janvier 2014, il est raisonnable d'y adhérer le plus tôt possible.
La mutuelle est un avantage que les salariés apprécient, et elle est devenue une obligation légale pour les entreprises du secteur privé.
L'adhésion à la mutuelle d'entreprise est, en général, obligatoire, même si la législation prévoit des cas spécifiques dans lesquels un employé peut être exclu de la participation au système.

6/ J'envisage d'embaucher un stagiaire, combien cela me coûterait-il ?

Pour éviter des coûts nets, vous devez obtenir au moins la gratification horaire, qui est égale à au moins 3,90 € par heure de stage, ou 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale (soit 26 € x 0,15), plus les autres avantages éventuels.
Certains remboursements, notamment pour le transport et les avantages comme les tickets restaurant, doivent toutefois être inclus dans le budget.
En cas de dépassement du taux horaire, les charges sociales seront appliquées de manière similaire à celles d'un salarié.

7/ Dois-je fournir une fiche de paie à mon stagiaire ?

Elle n'est pas obligatoire si vous êtes en dessous du niveau d'exonération, mais elle est parfois appréciée par les stagiaires.
Si vos revenus dépassent ce niveau, vous devrez calculer les charges, les reporter sur votre fiche de paie et les communiquer aux organismes de services sociaux.

8/ Quelle est la procédure de déclaration et de paiement des charges sociales ?

Les charges des TPE sont annoncées sur une base trimestrielle.
La télédéclaration et le paiement sont tous deux possibles via l'interface "NetEnterprise".
Le non-respect du calendrier établi par l'URSSAF entraîne des pénalités financières.

9/ A quoi correspond le sigle DADS ?

La déclaration annuelle des données sociales (DADS) est un document qui est fourni par les administrations fiscales et sociales chaque année.
On y trouve le total des salaires versés par l'entreprise, ainsi que le nombre de salariés et la liste nominative des salariés, ainsi que le montant des rémunérations perçues par chacun des salariés.

10/ Je suis classé dans la catégorie "Jeune entreprise innovante".

Qu'est-ce que cela signifie dans le monde réel ?

Lorsque leurs salariés gagnent moins de 4,5 Smic, les Jeunes Entreprises Innovantes sont dispensées de verser pour eux les cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales.
L'exonération est limitée à un total ne dépassant pas cinq fois le plafond annuel de la sécurité sociale pour une année donnée, par personne (185 160 euros pour 2013).

L'exonération est appliquée provisoirement pour chaque mois civil de l'exercice en cours, dans la limite d'un total de 249 travailleurs et mandataires sociaux, et elle est effective pour le reste de l'année.
Les JEI bénéficient de cette exonération à taux plein jusqu'au dernier jour de la troisième année qui suit celle de la création de l'établissement, après quoi l'exonération est divisée par trois jusqu'au dernier jour de la septième année.
Sur les formulaires récapitulatifs de cotisation, il est nécessaire d'indiquer que l'exonération a été accordée (BRC).