5 conseils pour gérer une petite équipe comme le font les meilleurs leaders

La gestion d'un groupe de personnes peut parfois s'avérer difficile.
L'efficacité des performances d'une équipe, ainsi que sa réussite globale et sa production, sont souvent déterminées par la façon dont le chef d'équipe gère son équipe.
Lisez ces 5 suggestions pour devenir un leader plus efficace.

Le fait est que d'excellents managers doivent aussi être de grands leaders, sans aucun doute.
Certains individus pensent que le leadership est comparable à la beauté.
C'est difficile à définir, mais vous le reconnaîtrez quand vous le verrez.Chez Spica, nous n'étions pas satisfaits d'une telle réponse. Nous avons donc entrepris d'étudier des centaines de documents sur la façon de gérer une équipe et de les distiller en cinq meilleures suggestions.

Comment gérer efficacement un groupe de personnes :

Examinons de plus près chacune de ces cinq meilleures suggestions.

1. Une compréhension claire de la mission, des objectifs et des attentes de l'équipe.

Toute gestion d'équipe réussie commence par la réponse à deux questions fondamentales : pourquoi l'équipe existe et quels sont les objectifs à atteindre (au niveau individuel et de l'équipe).
La raison pour laquelle nous faisons ce que nous faisons parle à notre cœur, tandis que nos objectifs parlent à notre esprit.
Pour tirer le meilleur parti des individus, vous devez aborder les deux aspects de leur personnalité.

Dans les organisations et les équipes, tout commence par la question du pourquoi.
Le "pourquoi" d'une organisation (ou d'une équipe) explique la mission de l'entreprise (ou de l'équipe), ainsi que la conviction fondamentale qui sous-tend l'existence de l'équipe.

Il offre à l'équipe un sentiment d'utilité, un sens de l'objectif et une motivation émotionnelle, ce qui est particulièrement important dans des circonstances difficiles.
Le "pourquoi" est également le ciment qui unit les individus et les aide à se sentir émotionnellement liés les uns aux autres.

En revanche, avoir un grand désir n'est jamais suffisant.
Vous devez également avoir une compréhension claire de ce qui doit être accompli et des mesures nécessaires pour y parvenir. Les managers font l'erreur de supposer que leurs équipes comprennent simplement ce qui doit être fait et comment cela peut être accompli.

Comme les individus ne peuvent pas lire dans les pensées, il est essentiel de transmettre clairement ce qui doit être fait, ce que l'on attend de chaque individu et ce que l'on attend de l'organisation.

Les outils de gestion fondamentaux que chacun doit employer sont les suivants :

Commençons par le pourquoi :
Décrire la raison d'être de l'équipe en termes de motivation émotionnelle.

Dressez la liste des objectifs de l'équipe :
Assurez-vous que tout le monde comprend ce que l'équipe doit accomplir ensuite.

Faites une liste des actions les plus importantes :
donnez des précisions sur la manière dont les objectifs seront atteints par des étapes modestes et réalisables.

Déléguez les responsabilités de manière intelligente :
s'assurer que les personnes appropriées sont affectées à l'ensemble des tâches appropriées (en fonction de leurs capacités et de leur potentiel).

La définition de "fait" est la suivante :
exposez clairement les exigences que vous voulez voir satisfaites pour chaque fonction de travail

2. Favoriser le sentiment d'appartenance des membres de l'équipe.

Le livre The Five Dysfunctions of a Team, écrit par Patrick M. Lencioni, est considéré comme l'un des meilleurs ouvrages jamais écrits sur le leadership et la gestion d'équipe. Il aborde cinq dysfonctionnements majeurs de l'équipe, chacun d'entre eux devant être traité indépendamment et dans l'ordre approprié.
Le manque de confiance, la peur de la confrontation, le manque d'engagement, l'évitement de la responsabilité et le manque d'attention aux résultats sont les cinq principaux dysfonctionnements qui doivent être traités.

Comme vous pouvez le constater, la racine du problème est un manque de confiance.
Lorsqu'il n'y a pas de confiance authentique et profonde entre les membres de l'équipe, celle-ci ne peut tout simplement pas travailler correctement.

Lorsque les membres de l'équipe sont dans une position défensive en raison d'un manque de confiance, ils sont moins susceptibles de s'entraider et plus susceptibles de parler, de manipuler et même de conspirer entre eux, selon les recherches.
Cela représente une importante perte d'énergie, de temps et d'efficacité.

Lorsque les membres d'une équipe ne sont pas honnêtes les uns envers les autres, c'est un symptôme de méfiance entre eux.
Cependant, la question la plus importante est de savoir comment favoriser la confiance entre les membres d'une équipe.

Une étude menée par Know Your Team, une entreprise de logiciels de ressources humaines, auprès de 597 leaders efficaces a cherché à identifier les comportements de leadership qui favorisent réellement la confiance entre les membres de l'équipe.

À la surprise de beaucoup de gens, les méthodes les plus efficaces pour établir la confiance ne sont pas celles auxquelles la plupart des leaders pensent. Pour être plus précis, les actions suivantes ont une faible influence sur le développement de la confiance entre les membres d'une équipe :

  • Créer une équipe soudée
  • Obtenir de la reconnaissance
  • Transparence complète et totale

Les activités suivantes sont celles qui ont le plus d'influence sur le développement de la confiance :

  • En tant que leader, il est important d'être vulnérable.
  • Communiquer clairement les motivations qui sous-tendent les actions
  • Tenir ses promesses et les mettre en œuvre

En conséquence, en tant que leader, démontrez votre humanité en reconnaissant vos faiblesses.
Montrez-vous authentiquement intéressé par les membres de votre équipe et invitez-les à partager leur propre histoire ; faites preuve de crédibilité et d'intégrité ; donnez suite de diverses manières ; et communiquez clairement les motivations qui sous-tendent vos actions en tant que leader.

3. Organisez des réunions fréquentes pour la planification et l'évaluation.

Les réunions peuvent être une grande perte de temps. Cependant, si elles sont bien contrôlées et avec un objectif très clair et défini, elles ne seront pas un problème.

L'approche agile SCRUM fournit, de loin, le cadre le plus efficace pour l'animation de réunions d'équipe. SCRUM a été largement accepté au cours de la dernière décennie et est désormais utilisé par des milliers d'équipes très performantes dans le monde entier. Bien qu'il trouve son origine dans le développement de logiciels, il est désormais utilisé dans un large éventail de secteurs.

Connus sous le nom de sprints, ils servent de base à la planification et à l'évaluation de SCRUM. Dans le développement de logiciels, un sprint est une brève période, généralement bihebdomadaire, pendant laquelle une équipe travaille pour terminer une quantité spécifique de travail. Pendant le sprint, trois types de réunions doivent avoir lieu :

La planification d'un sprint

Au cours de la réunion de planification du sprint, l'équipe détermine les tâches qui seront effectuées au cours des 14 jours suivants et la manière dont elles seront réalisées. Une liste hiérarchisée des activités les plus critiques doit être créée et affichée sur le tableau Kanban.

La capacité des membres de l'équipe, ainsi que leur disponibilité les jours de congé, doivent être évaluées, et chaque travail spécifié doit être confié à un seul membre de l'équipe. Il fournit une réponse succincte à la question de savoir ce qui doit être fait.

Chaque jour, nous avons une réunion de synthèse.

Les réunions stand-up doivent avoir lieu chaque matin et ne doivent pas durer plus de 15 minutes au maximum. Cette réunion est appelée réunion debout car les membres de l'équipe doivent rester debout pendant toute la durée de la réunion afin de ne pas dépasser 15 minutes.

Elle doit avoir lieu tous les jours à la même heure et au même endroit. Chaque membre de l'équipe ne répond qu'à deux questions :

Qu'ai-je fait exactement hier ?
Quelle sera ma concurrence pour aujourd'hui ?
L'objectif premier des réunions matinales est de maintenir le rythme de l'équipe et la visibilité du travail accompli.

Bilan et réflexion sur les sprints

Après la conclusion du sprint, l'équipe doit analyser le travail accompli et déterminer quelles tâches n'ont pas été réalisées et pourquoi. Il est également recommandé que l'équipe fasse une étude rétrospective de ce qui s'est bien passé tout au long du sprint et des défis imprévus que l'équipe a rencontrés. À la fin de la réunion, l'équipe doit discuter de la manière dont elle peut s'améliorer.

L'équipe doit disposer d'un cadre de planification et de suivi clair, ainsi que de contacts réguliers en face à face. Le dévouement de l'équipe, la responsabilité et l'accent mis sur les résultats sont tous renforcés par une telle approche.

En effet, il est tout à fait évident de savoir qui est à la hauteur et qui ne l'est pas. En même temps, les membres de l'équipe ont de nombreuses occasions de s'engager dans des discussions ouvertes sur une variété de sujets.

Par conséquent, en tant que leader, assurez-vous de fournir une structure claire sur la façon dont les activités seront classées par ordre de priorité, attribuées et contrôlées.

En utilisant un logiciel de gestion de projet, vous pouvez rapidement organiser et gérer les activités de votre équipe.

4. Suivez la manière dont les membres de l'équipe utilisent leur temps.

Tous les grands leaders comprennent qu'il est difficile de gérer quelque chose qui ne peut être mesuré. Si l'on considère que le temps est la ressource la plus précieuse dont dispose chaque individu et chaque équipe, il est essentiel de suivre et de gérer le temps de manière appropriée (relocalisation du temps) pour maintenir des niveaux élevés de productivité de l'équipe.

Lorsque les dirigeants mettent en place le suivi du temps au sein de leurs équipes, ils constatent immédiatement une augmentation de la productivité, de l'attention et des performances globales suite à ce changement.

Le suivi du temps dans les équipes (ou en tant que freelance) présente plusieurs avantages, dont les suivants :

  • Chaque membre de l'équipe est naturellement plus productif et se concentre sur les tâches les plus critiques grâce à cela.
  • Pour planifier, prévoir et gérer efficacement les ressources, vous devez avoir une meilleure compréhension de la vélocité de l'équipe.
  • Il est beaucoup plus simple qu'auparavant de découvrir les domaines dans lesquels l'équipe perd du temps ou n'établit pas les bonnes priorités.
  • Il est possible de calculer le retour sur investissement (ROI) des efforts de l'équipe.
  • La facturation est devenue plus simple.
  • Elle facilite le développement d'une routine et d'une habitude quotidiennes.
  • Les grands leaders se préoccupent des personnes (relations) et de la réalisation des objectifs (résultats). Un excellent leader utilise le suivi du temps pour s'assurer que son équipe reste productive et orientée vers les résultats.

Les rapports basés sur le suivi du temps permettent de mieux comprendre comment les membres de l'équipe fonctionnent et comment maximiser la productivité individuelle et collective. Il peut être difficile d'intégrer le suivi du temps dans une routine quotidienne, mais une fois qu'il est mis en œuvre, il a un impact significatif sur la productivité de l'équipe.

5. Servez de modèle positif à vos coéquipiers.

Pendant plus d'une décennie, le Google Oxygen Project a cherché à savoir ce que les meilleurs managers de Google font différemment et quel type d'influence cela avait sur les performances globales de leurs équipes. Le résultat de leur enquête était sans ambiguïté : la qualité du management a une influence significative sur le succès de l'équipe et les performances de l'organisation.

Ils ont trouvé huit caractéristiques qui distinguent les leaders exceptionnels de ceux qui sont simplement compétents. Les grands leaders se distinguent par les caractéristiques suivantes :

  • Coachent leurs coéquipiers sur une base régulière.
  • Ne faites pas de microgestion de votre personnel, mais donnez-lui plutôt des moyens d'agir.
  • Démontrent un intérêt pour le bien-être professionnel et personnel des membres de l'équipe.
  • Ils sont productifs et se concentrent sur l'obtention de résultats.
  • Sont d'excellents communicateurs, ce qui signifie qu'ils écoutent attentivement et transmettent volontiers leurs connaissances.
  • Ils aident leurs coéquipiers dans leur développement professionnel.
  • Ils fournissent à l'équipe une vision et un plan clairs qu'ils peuvent suivre.
  • Possèdent des connaissances techniques suffisantes pour fournir des conseils techniques à l'équipe.

Le fait que les leaders exceptionnels encadrent les membres de leur équipe est le facteur numéro un qui les distingue du reste d'entre nous. Ils prennent le temps d'apprendre à connaître chaque individu et leur enseignent comment mieux faire les choses. Ils apportent également des encouragements, un soutien et d'autres ressources dont les individus ont besoin pour se développer.

Les grands leaders qui jouent le rôle de coachs écoutent activement, établissent une relation, posent des questions approfondies et formulent des critiques constructives. Si vous voulez être un grand manager d'équipe, vous devez d'abord apprendre à être un bon coach.